Il existe une multitude d’outils se ventant d’aider les freelances. Après en avoir testé un bon nombre, je me suis rendu compte que certains étaient plus une perte de temps qu’autre chose.
Selon moi, un outil est efficace à partir du moment ou il fait ce qu’on lui demande le plus simplement possible et avec la meilleure ergonomie. Démultiplier les outils n’est pas une bonne chose. En effet, lorsqu’on se retrouve à avoir de multiples outils qui ne s’interconnectent pas entre eux, cela amène beaucoup de tâches manuelles là où l’on souhaiterai plutôt tout automatiser.
Voici donc une liste de 5 outils qui sont, selon moi, les plus indispensables.
Spark, l’email simplifié
J’ai découvert pour ma part Spark il y a un an. C’est un client mail plutôt très design et avec des fonctionnalités très intéressantes. Tout comme sur bon nombre d’entre eux il est possible de faire des swipes pour archiver, épingler, ou encore supprimer des mails. Là ou je préfère Spark c’est dans son onglet Smart : l’application vous tri automatiquement vos mails en différentes catégories, ce qui représente un énorme gain de temps. Ensuite, la fonctionnalité vraiment intéressante pour moi c’est les dossiers intelligents : il est possible de paramétrer certains dossiers pour que les mails y soient dirigés automatiquement. Par exemple, il est possible de choisir que tous les mails que je reçois avec dans l’intitulé « devis », partent automatiquement vers un dossier du même nom. Cela évite donc un tri manuel à faire par la suite, et encore une fois, un gain de temps.
Il y a bien évidement de nombreuses autres fonctionnalités très intéressante, mais je vous laisserai les découvrir.
MailChimp, les e-maillings rapides.
Je connais plusieurs outils d’emaillings en réalité, mais je n’en ai utilisé qu’un seul pour le moment et il me convient vraiment. C’est pour cela que j’ai décidé de vous le présenter, bien que ne connaissant pas ce que fait la concurrence. Simple et efficace, MailChimp permet d’envoyer des emails automatisés. C’est un véritable gain de temps car, bien paramétré, il évite bon nombre d’e-mail répétitifs que l’on envoi au quotidien. Cependant, il est vrai que cela prend un peu de temps à mettre en place au début, mais le gain de temps vaut vraiment le coup.
Freebe, l’assistant ultime.
Dans le domaine de l’assistance en freelance, je n’ai pas trouvé meilleur que Freebe. Après avoir utilisé pendant un temps Tiime-ae, j’ai décidé il y a quelques temps de changer pour Freebe, et il y a de multiples raisons à cela. Tout d’abord je perdais pas mal de temps à entrer les informations relatives à mes clients sur le site, à remplir mon livre de recette (coûts/dépenses), et l’ergonomie n’était pas vraiment au rendez-vous. Après 2 mois d’utilisation de Freebe, je n’ai pu qu’admettre qu’il me permettait de gagner un temps fou pour de multiples raisons : gestion de mes clients, de ma trésorerie, de ma facturation. Ce qui est vraiment différent de l’outil que j’utilisais auparavant, c’est la partie automatisation : pour chaque nouveau client, je n’ai eu qu’à entrer le nom de l’entreprise et il me retrouve automatiquement toutes les informations relative à cette dernière.
La partie édition de facture/devis est juste optimale, d’un point de vu expérience utilisateur. Il n’y a pas de fonctionnalité superflue, l’essentiel et présent et accessible simplement. Je ne peux que recommander cet outil. Bien que récent (sa sortie ne date que du 31 juillet 2018), l’efficacité est indéniable. De plus, leur petite équipe bretonne est très réactive et très à l’écoute dès lors que l’on a un soucis ou une simple question.
À partir de seulement 7€ par mois, vous pouvez utiliser cet outil et gagner quelques heures de tâches administratives par mois ; croyez-le, 1 ou 2 clients et l’application est largement rentabilisée.
Pour 1 mois d’essai supplémentaire et -20% sur votre première commande, n’hésitez pas à profiter du code de réduction suivant : 18ESCEN20FRB.
Canva, graphisme accessible.
Canva est un outil en ligne permettant de faire des designs rapidement. Que ce soit pour partager sur les réseaux sociaux ou pour faire des maquettes avancées, Canva permet de faire tout cela à la fois, et ce très simplement.
Asana, la todo-list.
Pour la gestion de projet et le suivi des tâches que l’on a à réaliser, il existe un grand nombre d’outils : Trello, Todoist, Wunderlist et Asana. J’ai fais le choix de ce dernier car on peut choisir l’affichage que l’on souhaite (liste ou tableau), il est accessible sur une interface web et dispose aussi d’une application mobile, qui se connecte automatiquement avec mon autre application « Calendrier ». De plus elle est relativement simple d’utilisation et permet également de travailler à plusieurs sur un même projet.
